Zgłoszenia naruszeń prawa

Zarządzenie Nr 28/2024

Prezesa Zarządu

Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej w Śremie Spółka z o. o.

z dnia 25 września 2024 roku

w sprawie: wprowadzenia Procedury  Dokonywania Zgłoszeń Naruszeń Prawa
i Podejmowania Działań Następczych oraz powołania Pełnomocnika do Spraw Naruszeń Prawa

Na podstawie art. 24 ustawy  z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U.
z 2024 r. poz. 928), zarządzam co następuje:

§ 1.

Wprowadza się w Przedsiębiorstwie Gospodarki Komunalnej w Śremie Spółka z o.o. Procedurę  Dokonywania Zgłoszeń Naruszeń Prawa i Podejmowania Działań Następczych, stanowiącą Załącznik NR 1 do niniejszego Zarządzenia.

§ 2.

1. Powołuje się Panią Monikę Kościelniak – pracownika Spółki na Pełnomocnika do Spraw Naruszeń Prawa.

2. Zadaniem Pełnomocnika jest:

1) przyjmowanie i weryfikacja zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa,
2) prowadzenie postępowań w celu ustalenia zasadności zgłoszenia wewnętrznego naruszenia prawa,
3) określenie i podejmowanie działań następczych,
4) prowadzenie dokumentów wymaganych przepisami prawa i obowiązującą w Spółce Procedurą Dokonywania Zgłoszeń Naruszeń Prawa i Podejmowania Działań Następczych,
5) przetwarzanie danych osobowych sygnalistów oraz innych osób, których dotyczy zgłoszenie.

3. W sprawach zawiłych Prezes Zarządu, na wniosek Pełnomocnika do Spraw Naruszeń Prawa, może powołać 2 – osobowy Zespół do Spraw Naruszeń Prawa celem rozpoznania zgłoszonej nieprawidłowości. W skład Zespołu, oprócz Pełnomocnika, wchodzi osoba powołana przez Prezesa Zarządu.

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 3 października 2024 roku, po upływie 7 dni od dnia podania Procedury Dokonywania Zgłoszeń Naruszeń Prawa i Podejmowania Działań Następczych do wiadomości pracowników.

PROCEDURA

 DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA

 I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

W PRZEDSIĘBIORSTWIE GOSPODARKI KOMUNALNEJ W ŚREMIE SP.  Z O. O.

 I. Wstęp

1. Wprowadza się w Przedsiębiorstwie Gospodarki Komunalnej w Śremie Sp. z o. o., zwanej dalej Spółką, Procedurę Dokonywania Zgłoszeń Naruszeń Prawa i Podejmowania Działań Następczych.

2. Celem wprowadzenia Procedury Zgłaszania Naruszeń Prawa i Podejmowania Działań Następczych, zwanej dalej Procedurą zgłoszeń wewnętrznych lub Procedurą, jest:

a) utworzenie wewnętrznego narzędzia zwiększającego efektywność monitorowania, wykrywania i rozwiązywania sytuacji związanych z wystąpieniem nieprawidłowości, rozumianych jako naruszenia prawa, dotyczących w szczególności:
– korupcji,
– zamówień publicznych;
– przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
– bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
– bezpieczeństwa transportu;
– ochrony środowiska;
– zdrowia publicznego;
– ochrony konsumentów;
– ochrony prywatności i danych osobowych;
– bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
– interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
– rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
– konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej;

b) ochrona osób dokonujących zgłoszeń przed działaniem odwetowym rozumianym jako bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście,
w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

c) propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności w związku z ujawnianiem naruszeń prawa;

d) umożliwienie dokonywania sygnalistom jawnych zgłoszeń nieprawidłowości;

e) zapewnienie ochrony danych osobowych osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych poprzez zapewnienie poufności procesu informowania o nieprawidłowościach;

f) zagwarantowanie rzetelnego, obiektywnego i terminowego sprawdzania i rozpatrywania zgłoszeń.

3. Informacja o naruszeniu prawa to informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, w której sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa, wymagająca zgłoszenia i podjęcia działań następczych.

4. Postępowanie po dokonaniu zgłoszenia naruszenia prawa i w zakresie podejmowania działań następczych prowadzi Pełnomocnik do Spraw Naruszeń Prawa lub 2 – osobowy Zespół do Spraw Naruszeń Prawa powoływany  Zarządzeniem Prezesa Zarządu Spółki.

W skład Zespołu wchodzi Pełnomocnik do Spraw Naruszeń,  chyba, że zgłoszenie dotyczy  Pełnomocnika.

II. Zakres stosowania

1. Procedurę stosuje się do osób fizycznych, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym do:

a) pracowników, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał;

b) osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, a także osób świadczących pracę pod nadzorem
i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy współpracującego ze Spółką,

c) stażysty, praktykanta, wolontariusza, pracownika tymczasowego,

d) osób, które w przyszłości będą osobami wykonującymi pracę i w związku z tym posiadają informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

2. Osoby, o których mowa w pkt. II.1 zgłaszające lub ujawniające publicznie informacje
o naruszeniach prawa zwane są dalej sygnalistą/sygnalistami.

III. Ochrona danych osobowych zgłaszających naruszenia i ochrona przed działaniami odwetowymi

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych ma na celu ochronę zgłaszającego, który sygnalizuje lub ujawnia nieprawidłowości dotyczące działania Spółki lub nieprawidłowości związane
z niewłaściwym postępowaniem innych osób. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za wyraźną zgodą sygnalisty.

2. Dane osobowe podlegają ujawnieniu w przypadku, gdy ujawnienie jest konieczne i wynika z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne, postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

3. Ochrona zgłaszającego sygnalisty jest ochroną przed:

a) ujawnieniem jego tożsamości osobom niepowołanym, w szczególności osobie, której dotyczy sygnalizacja,

b) dyskryminacją bezpośrednią lub pośrednią lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, prześladowania, mobbingu, w tym także kierowanego przeciwko osobom jej bliskim,

c) jakąkolwiek formą presji mającej na celu odwołanie sygnalizacji, w tym kierowanej przeciwko innym osobom z zamiarem wywołania wpływu na sygnalistę, w tym m.in. wywieranej poprzez presję finansową, organizacyjną, ograniczenie praw i przywilejów pracowniczych, stosowanie pozornie legalnych środków w celu uzyskania nieuprawnionych skutków,

d) zastraszeniem, ostracyzmem lub jakąkolwiek inną formą nieuprawnionego odwetu.

3. Pełnomocnik do Spraw Naruszeń Prawa jest zobowiązany podejmować kroki zapewniające ochronę praw i interesów wszystkich osób zaangażowanych w procedurę sygnalizacyjną, w celu zapewnienia prawidłowego przebiegu postępowania oraz realizowania jej podstawowych praw i obowiązków, w tym również w toku ewentualnych postępowań wywołanych sygnalizacją.

4.W związku z potrzebą ochrony sygnalistów osoby podejmujące działania odwetowe wobec sygnalisty, oprócz określonego w ustawie o ochronie sygnalistów postępowania karnego i postępowania w  sprawach o wykroczenia, będą podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu, a naruszenie zakazu podejmowania działań odwetowych będzie traktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

5. Z ochrony przed działaniami odwetowymi poza sygnalistami korzystają również osoby pomagające dokonać zgłoszenia oraz inne osoby powiązane z osobą zgłaszającą, które mogą doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownicy lub krewni, a także osoby fizyczne i prawne, dla których osoba zgłaszająca nieprawidłowości pracuje lub które są w inny sposób z nim powiązane w kontekście związanym z pracą.

IV. Sposoby przekazywania zgłoszeń

1.Zgłoszenia wewnętrzne (sygnalizacje) dotyczące naruszeń prawa i nieprawidłowości mogą być przekazywane pisemnie z dopiskiem „Zgłoszenie naruszeń prawa” :

a) na adres poczty elektronicznej: sygnalista@pgk.srem.pl

b) na adres siedziby Spółki: PGK w Śremie sp. z o.o., 63 – 100 Śrem ul. Parkowa 6,
z koniecznym dopiskiem wskazującym adresata: Pełnomocnik do Spraw Naruszeń,

c) do skrzynki z napisem „Zgłoszenia naruszeń prawa” umieszczonej w budynku biurowym Spółki.

Skrzynka na zgłaszanie naruszeń będzie opróżniana przez Pełnomocnika do Spraw Naruszeń w każdy poniedziałek, za wyjątkiem dni wolnych od pracy dla Pełnomocnika.

Brak dopisku wskazującego adresata korespondencji może spowodować otwarcie korespondencji przez osobę nieuprawnioną.

2. Zgłoszenie może być dokonane na wzorze pn. Zgłoszenie/Wzór informujące
o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, który stanowi Załącznik Nr 1 do Procedury zgłoszeń wewnętrznych.

3. Wszelkie zgłoszenia wewnętrzne, niezależnie od sposobu ich przekazania, powinny zawierać adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej dokonującego zgłoszenia.

4. Koperty z dopiskiem „zgłoszenie naruszeń”, bez otwierania powinny być przekazane Pełnomocnikowi do Spraw Naruszeń.

5. Zgłoszenia mogą być dokonywane wyłącznie nieanonimowo, ponieważ takie zgłoszenie jest pomocne w ustaleniu niezbędnych faktów dotyczących sygnalizacji.

6. Pełnomocnik do Spraw Naruszeń jest zobowiązany dołożyć wszelkich starań stosując środki techniczne i organizacyjne, aby uniemożliwić nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem oraz zapewnić ochronę poufności tożsamości sygnalisty i osoby wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona ma również na celu zapewnienie ochrony dla sygnalisty przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.

7. Pełnomocnik do Spraw Naruszeń jest zobowiązany do potwierdzenia otrzymania sygnalizacji w terminie 7 dni od daty jej otrzymania, chyba, że osoba zgłaszająca naruszenie nie podała adresu do kontaktu.

8. Zgłoszenia dotyczące nieprawidłowości mogą być zgłaszane przez sygnalistów
z pominięciem Procedury zgłoszeń wewnętrznych, bezpośrednio do organów publicznych, w tym Rzecznika Praw Obywatelskich oraz do innych organów lub jednostek organizacyjnych, w szczególności, w przypadku, gdy:

a) zgłaszający ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody,

b) dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe,

c) istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, w tym możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału pracodawcy w naruszeniu prawa.

9. W każdym przypadku, przed zgłoszeniem naruszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego, osoba zgłaszająca nieprawidłowości powinna rozważyć możliwość skorzystania z Procedury zgłoszeń wewnętrznych.

V. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych

1. Spółka prowadzi Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych i jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w tym rejestrze.

2. Rejestr, o którym mowa w pkt 1, zawiera w szczególności informacje o:

a) numerze zgłoszenia;
b) przedmiocie naruszenia;
c) adresie do kontaktu zgłaszającego;
d) dacie dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
e) podjętych działaniach następczych;
f) dacie zakończenia sprawy.

3. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych jest prowadzony według wzoru określonego w Załączniku Nr 2 do niniejszej Procedury.

4. Dostęp do Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych przysługuje wyłącznie Prezesowi Zarządu Spółki i Pełnomocnikowi do Spraw Naruszeń. Dostęp do Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych przysługuje także organom ścigania w związku z przeprowadzanymi czynnościami wynikłymi z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

5. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

VI. Tryb postępowania przy dokonywaniu oceny zgłoszenia

1. Pełnomocnik do Spraw Naruszeń po otrzymaniu zgłoszenia sprawdza czy podlega ono rozpatrzeniu w ramach niniejszej Procedury. Jeżeli zgłoszenie podlega rozpatrzeniu
w ramach innego postępowania przekazuje zgłoszenie według właściwości do organów ścigania lub innych służb. W przypadku, gdy przedmiotem sygnalizacji jest Pełnomocnik do Spraw Naruszeń zgłoszenie przekazywane jest Prezesowi Zarząd Spółki.

2. W terminie nie dłuższym, niż 7 dni od otrzymania zgłoszenia lub uzupełnienia zgłoszenia, Pełnomocnik informuje o przyjęciu lub odmowie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.

3. Pełnomocnik do Spraw Naruszeń w toku postępowania dokonuje oceny zgłoszenia, podejmując czynności zmierzające do wyjaśnienia, a następnie sporządza pisemny raport
z ustaleniami i przekazuje do wiadomości Prezesowi Zarządu Spółki. Raport
w szczególności określa czy i w jakim zakresie uznano sygnalizację za uzasadnioną lub nieuzasadnioną i z jakich przyczyn, kogo dotyczy sygnalizacja, zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby odpowiedzialne, a także wskazuje działania mające na celu usunięcie nieprawidłowości i/lub podjęcie środków zapobiegających występowaniu takich nieprawidłowości w przyszłości.

4. W przypadku sprawy zawiłej lub w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Pełnomocnika do Spraw Naruszeń Prezes Zarządu Spółki powołuje zarządzeniem dwuosobowy Zespół do rozpoznania zgłoszenia. Udział w pracach zespołu członka lub eksperta, który nie jest pracownikiem jednostki wymaga zwarcia umowy o poufności oraz o ochronie danych osobowych.

5. Każde zgłoszenie powinno być rozpatrywane z należytą starannością i obiektywnie, bez względu na to kogo i jakiej sprawy dotyczy. Dokonując oceny zgłoszenia bierze się pod uwagę, czy nie zachodzi konieczność wymagająca natychmiastowego działania przez Zarząd Spółki w celu zapobieżenia szkodzie lub w zakresie zabezpieczenia dowodów.

6. Rozpoznając zgłoszenie Pełnomocnik może zwrócić się do zgłaszającego o przekazanie dodatkowych informacji i dokumentów.

7. W toku postępowania Pełnomocnik może wysłuchać zgłaszającego, świadków oraz osobę i/lub osoby, których sprawa dotyczy, zapewniając ochronę ich tożsamości i innych danych osobowych, a także ochronę podstawowych praw i obowiązków.

8. Pełnomocnik przekazuje sygnaliście informację zwrotną o sposobie rozpoznania zgłoszenia w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

VII. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Procedurą stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

2. Procedura Dokonywania Zgłoszeń Naruszeń Prawa i Podejmowania Działań Następczych została wprowadzona Zarządzeniem Prezesa Zarządu Spółki i obowiązuje od dnia
03 października 2024 roku.

3. Zmiany do Procedury mogą być wprowadzone w trybie przyjętym przy jej ustalaniu.

Wzór zgłoszenia sygnaliści – WORD

Wzór zgłoszenia sygnaliści – PDF